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公司文件管理制度(10篇)

博狗官网_申博代理_申博亚洲 相关范文 编辑:念秋 发布时间:2018-4-16

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文章摘要:公司文件管理制度(10篇),克难爱护第四集,资源共享腼颜天壤印章机。

公司文件管理制度(10篇)

【篇一】

机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件,机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。

一、办理程序

(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后,送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批,文件应于当日处理,电报、急件随到随处理。

(二)按领导签批的范围进行传阅。

(三)需办理的,按局领导指示及时传阅有关科室办理。

(四)归档,交上级部门。

二、传阅

(一)传阅文件要严格履行登记手续,按照文件阅读范围进行传阅。

(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度,避免中途积压、漏传、横传。

(三)对局领导阅后所作的批示,要及时通知有关科室办理,并做好机要文件管理,防止文件丢失。

三、保密

(一)机要人员要忠于职守,认真负责,严守保密规定,做到不该说的不说。

(二)对于机要文件,要单独存放,严加保管。

(三)借阅机密、秘密级文件,需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借,确需借阅,需经分管领导批准。

(四)各级领导要严格执行领导保密规定,不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

(五)涉密文件,不得复制或摘抄。

四、归档

(一)传阅和办理完毕的文件,应及时清理收回,分类整理,持续整洁、清洁。

(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件,应及时送交机要室登记归档。

(三)干部出差、调动工作或离退休时务必将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。

(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。

【篇二】

一、总则

1、技术文件是本公司的核心秘密,是本公司能够持续发展并在市场上持续强势竞争力的有力保障,公司的技术文件属于公司所有。

2、为规范本公司技术文件的管理,确保文件编制的正确性、完整性,明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料,确保技术文件的正确性及实施有效的管理,特制订本制度。

3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。

二、技术文件的编制

1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括:

1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等务必贴合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制,各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

三、技术文件的提交

1、在产品开发的整个周期中,设计人员务必按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作,以保证技术文件的完整性。

2、在产品开发的各个阶段,设计人员都务必按时提交设计文件,并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后,设计人员都务必重新提交文件,以便更新服务器中的文件,保证开发工作的可靠性。

3、设计文件的提交以starteam为准,设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

4、对于已提交的文件,任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、技术文件的归档

1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制务必严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。

2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期,设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全,签署不齐全的技术文件不得用于归档。

3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中,纸质文件签署须在纸质文件上手写签署,电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署,光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后,方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上,供查阅使用;一套刻录成光盘,做封存保管。

5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签,标签上须注明光盘的大致信息,如名称、编号、签署信息等。

6、归档文件时,须填写《设计项目归档资料清单》,并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验,检验合格后方可给予存档。

五、技术文件的借阅

1、任何员工之间不得私自传阅技术文件,不得非法持续不具权限的文件。

2、若因工作需要,须借阅技术文件,则需报相关领导批准,并填写《借阅登记表》,然后方可透过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

3、对于借阅的文件,不得私自打印、传阅,不得泄露借阅文件的秘密。

4、如有特殊状况需要将文件转与他人或携带外出时,须经相关领导批准。

5、文件阅览之后,须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件,并补充完整《借阅文件记录表》。

六、职责追究

各部门应严格遵守上述规定,若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件,公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚,情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。

【篇三】

1、目的

为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作,特制定本制度,适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2、职责

2、1总经理负责公司所有对外发文审批。

2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核,及负责本部门对公司内部发文的审批,并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核,用印管理、归档管理工作。

3、文件种类

3、1上行文:请示,报告,计划,总结;

3、2下行文:批复,决定,通知,通告,通报,制度,规定;

3、3平行文:信函,会议纪要。

4、文件格式

4、1发文统一使用以上文件类别之一。

4、2秘密等级和紧急程度,用来确定文件发送方式及办理速度,统一在文件的左上角位置加注。

4、3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

4、4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据,讲述什么事情,解决什么问题以及办法和要求,都要在正文中阐述清楚:

4、5标题统一使用二号或三号黑体字,放在居中位置;

4、6正文统一使用四号或小四宋体字,与主送单位等持续一致。每段开头空两个字;要合理地划分段落、正确使用标点符号,行间距为1、5倍,以清晰、美观为原则;

4、7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的,应在正文之下、发文单位落款的左上侧,专行空两格注明"附件:XXX"字样;如果附件较多,还须编上序号;文件无附件的,无须注明;

4、8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的,要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角,相关于书信中具名的位置;如果正文恰好占满全页,落款务必放在另页空白纸上时,并在其上面加注一行"(此页无正文)"字样;落款字体与正文相同。

4、9日期:

4、9、1一般应写发文日期;

4、9、2制度或会议透过的文件应写透过的日期;

4、9、3重要的文件写签发的日期;

5、文号

5、1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号;具体文号编制规则见附件。

5、2公司文号由行政人事部统一管理,管理中心文号由物业部统一管理;

5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后,方可发文。

6、用印

6、1用印是发文单位对文件负责的标志,是文件合法生效的标志,对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

6、2文件打印校对完之后,由管理印章的人员用印并进行登记;

6、3印章应盖在落款和年月日中间,即"骑年盖月"位置。

7、文件管理

7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:

7、2正规文件应尽量打印,并由拟文人仔细校对审核。

7、3签发。签发人对签发的文件负有完全职责,应本着负责精神,仔细阅读文稿,实事求是地拟写批语。同意签发的,注明"同意发文"字样后按正常手续办理;不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写;

7、4用印。印章管理人员依据规定加印,并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

7、5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》,并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件,还要填写《文件处理单》,夹在文件前面,一并送有关人员或部门办理。

7、6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内,资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理状况、备注等。

7、7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

7、8保存。文件办理完毕后,由最后处理部门人员进行保管。

7、9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部,由行政人事部进行整理存档工作。

8、相关文档

8、1文号编码规则

8、2《文件编号使用登记表》

8、3《对外发文登记表》

8、4《对内发文登记表》

8、5《收文登记表》

8、6《文件处理单》

8、7《传阅单》

8、8《用印登记表》

8、9对外发文格式

8、10对内发文格式

8、11报告总结格式

8、12会议纪要格式

8、13会议记录格式

9、修订及实施

9、1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。

9、2本规定修订权在公司。

9、3本规定从二零零四年五月一日实行。

【篇四】

第一条管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、资料等信息;措辞规范,表达无歧义。

4、根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。

第二条制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政人事部负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理盖章,签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。

5、机密文件由行政人事部主管保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需行政人事主管审批,总经理批准后方可借阅。

7、办公室管理人员对文件借阅状况进行登记,做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、资料、部门、名称等资料分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。半年一小清,年终一大清。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报行政人事主管签字批准,按照文件管理制度进行处理。

第三条文件管理流程设计

1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、借阅流程:提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

(二)文书管理制度

第一条管理要点

1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行,保证公司内部资料的安全性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

2、文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

3、除通知外,一般性文书没有固定的格式,但务必标有页眉页脚,文本资料可根据文书具体资料进行调整。

4、根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,持续纸质文档与电子文档的同步更新。

第二条制度规范

1、根据公司实际需要及上级安排,起草编写内部公开文书,张贴公示学习。

2、按照文书管理范围,行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》,所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。

3、行政办公室发出的学习文书,需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。

4、按时间、资料等降序排列,整理归档,坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单。

5、根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁;须上级审批同意,方可销毁。

6、办公室负责人为第一职责人,若发现文书丢失,办公室人员务必查明原因,如实向主管部门报告,若未查明原因,则由办公室负责承担。

7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。

第三条流程设计

起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

(三)档案管理制度

第一条管理要点

1、为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、修改、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。

2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、根据文书整理和文件整理编号,对对应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管。

第二条制度规范

1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。

2、所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签。

3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单。

4、各部门需借阅相关档案,须由行政人事部主管签字,审核透过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。

5、档案管理人员务必遵守保密规定,履行保密手续,个性是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整。

6、档案接收、移交,务必根据档案管理制度严格做好记录。

第三条流程设计

根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理,编制编目→存档→借阅→清退

二、办公用品管理制度

第一条管理要点

1、为了加强办公用品管理,规范办公用品管理各项程序,节约办公经费,提高利用效率。

2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作,权责一致严格要求,无私自挪用现象。

3、办公用品保管实行“日清月结,出入库等量、年终查存统计”原则。

4、办公用品的采购,应进行多方比较,保证性价比和质量,择优选用,合理开支。

第二条制度规范

1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。

2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室,行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量,做出采购计划,经部门主管批准,财务部签字后方可采购。对急用品的采购,可根据具体实际进行灵活处理,但务必经部门主管批准。

3、根据物品所属类别,对办公用品进行及时出入库登记,注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等,做到账物相符。

4、各部门申领的办公用品需及时发放,并做好填表记录;因特殊状况急需领用未填表登记,事后须及时补填。

5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室,不得私自挪用办公用品。

6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

7、办公室建立公司固定资产总账,每年进行一次汇总普查。

8、管理员定期对办公用品进行盘查,核实库存,保证出入库等量。

【篇五】

一、目的

为了规范公司文件管理工作,保证文件的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

二、文件管理机构及其职责

1、公司文件工作实行二级管理,一级管理是指公司行政部的统筹管理;二级管理是指各部门的文件资料管理工作。

2、行政部文员为公司的文件总负责人员,负责公司所有文件资料的统一管理及监督,各部门的文件由各部门负责人负责本部门文件资料的收集、整理,统一存档到指定位置。

3、文件负责人员要严格执行公司文件管理规定,认真细致地做好文件保管以及利用工作,充分发挥文件资料的作用。

三、文件制度

1、凡是涉及到公司重要文件的资料均属归档范围。

2、凡属于归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,统一指定位置归档,任何个人不得径自留存。

3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门必须保留的,可归档复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、工程项目从开始承办、设计到签约完成,所有的资料由业务部统一整理,做好资料清单后归档,并填写资料归档表。部门需要使用可采取复印的方式,归档范围(见附件一)外的由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同,应保留两份原件,财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由财务部保存原件。

四、文件保管制度

1、文件总负责人员为行政部文员,归档资料要按照制度进行登记,编制归档目录。

2.、归档资料登记编号后放于指定文件柜,并以电子档形式保存于公司服务器一份(填写资料前扫描成电子档)。

3、文件要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。

5、文件负责人员要熟悉所管理的文件资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。                   6、根据有关规定及公司实际情况,确定文件保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。

7、经确定需销毁的文件,由文件负责人员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的文件清单由文件员永久保存。

8、严格遵守文件安全保密制度,做好文件流失的防护工作。

9、公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

五、文件借阅制度

1、文件属于公司机密,未经许可不得外借、外传。

2、借阅文件资料,须经文件保管负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出文件的,须经文件保管负责人批准。

3、借阅文件,必须履行登记、签收手续。

4、借出文件材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期有文件负责人员催还。需要长期借出的,须经总经理批准。

5、借出文件时,应填写借阅登记表,以便查阅和催还。

6、借阅文件资料者必须妥善保管文件资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证文件材料完整无损,否则,追究当事人责任。

7、借出文件材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。

8、重要文件、机密文件不得借阅,必须借阅的要经分管副总经理同意,必须外借的,由总经理审批。

六、 附则

   本管理办法自颁布之日起实施。


【篇六】

1、目的

为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作,特制定本制度,适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2、职责

2、1总经理负责公司所有对外发文审批。

2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核,及负责本部门对公司内部发文的审批,并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核,用印管理、归档管理工作。

3、文件种类

3、1上行文:请示,报告,计划,总结;

3、2下行文:批复,决定,通知,通告,通报,制度,规定;

3、3平行文:信函,会议纪要。

4、文件格式

4、1发文统一使用以上文件类别之一。

4、2秘密等级和紧急程度,用来确定文件发送方式及办理速度,统一在文件的左上角位置加注。

4、3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。文件管理制度。

4、4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据,讲述什么事情,解决什么问题以及办法和要求,都要在正文中阐述清楚:

4、5标题统一使用二号或三号黑体字,放在居中位置;

4、6正文统一使用四号或小四宋体字,与主送单位等持续一致。每段开头空两个字;要合理地划分段落、正确使用标点符号,行间距为1、5倍,以清晰、美观为原则;

4、7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的,应在正文之下、发文单位落款的左上侧,专行空两格注明"附件:xxx"字样;如果附件较多,还须编上序号;文件无附件的,无须注明;

4、8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的,要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角,相关于书信中具名的位置;如果正文恰好占满全页,落款务必放在另页空白纸上时,并在其上面加注一行"(此页无正文)"字样;落款字体与正文相同。

4、9日期:

4、9、1一般应写发文日期;

4、9、2制度或会议透过的文件应写透过的日期;

4、9、3重要的文件写签发的日期;

5、文号

5、1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号;具体文号编制规则见附件。

5、2公司文号由行政人事部统一管理,管理中心文号由物业部统一管理;

5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后,方可发文。

6、用印

6、1用印是发文单位对文件负责的标志,是文件合法生效的标志,对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

6、2文件打印校对完之后,由管理印章的人员用印并进行登记;

6、3印章应盖在落款和年月日中间,即"骑年盖月"位置。

7、文件管理

7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:

7、2正规文件应尽量打印,并由拟文人仔细校对审核。

7、3签发。签发人对签发的文件负有完全职责,应本着负责精神,仔细阅读文稿,实事求是地拟写批语。同意签发的,注明"同意发文"字样后按正常手续办理;不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写;

7、4用印。印章管理人员依据规定加印,并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

7、5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》,并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件,还要填写《文件处理单》,夹在文件前面,一并送有关人员或部门办理。

7、6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内,资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理状况、备注等。

7、7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

7、8保存。文件办理完毕后,由最后处理部门人员进行保管。

7、9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部,由行政人事部进行整理存档工作。

8、相关文档

8、1文号编码规则

8、2《文件编号使用登记表》

8、3《对外发文登记表》

8、4《对内发文登记表》

8、5《收文登记表》

8、6《文件处理单》

8、7《传阅单》

8、8《用印登记表》

8、9对外发文格式

8、10对内发文格式

8、11报告总结格式

8、12会议纪要格式

8、13会议记录格式

9、修订及实施

9、1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。

9、2本规定修订权在公司。

9、3本规定从二零零四年五月一日实行。

【篇七】

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收,确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性,特制定本规定。

1、文件的发放:

(1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义构成且在本部门管辖范围内发放的文件,各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件,由办公室安排专人统一发放和回收。

(2)各部门需办公室安排发放文件时,务必将文件打印并复印好,由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部,由办公室主任安排文件发放人予以发放。

(3)任何文件,发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件,由部门负责人签字接收。如部门负责人不在,由部门在场人员签名代收。代收人务必负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”,并由个人亲自签字接收。

(4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等),发放人只需发放到相关正科长级管理人员,再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2、文件的更改:

(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改,且更改后不影响整个文件版面的整洁美观,由原编制构成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可),连同编制构成部门负责人的私章送原发放人,由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简状况,可到现场为原件人更改,也能够收回后予以更改,再返还给原收件人。但在更改时务必用双线划掉原字句,在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句,并在更改处盖上原编制构成部门负责人的私章。

3、文件的换页:

(1)任何原因造成文件单页大面积修改,需换页的,由原编制构成将需修改页面进行修改并打印、复印好,由其部门负责人书面写明换页状况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人,由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

(2)所有需换页的文件,由文件发放人统一换页并注明执行时间,将原页销毁。

4、文件的回收、作废:

(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因,造成原文件资料与新文件资料重复、冲突而失效的,由汇总部门或新文件编制构成部门负责人,安排原发放人予以回收。

(2)文件发放人在回收文件时,务必持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

(3)每年12月下旬,由办公室通知各部门,对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室,由办公室主任统一安排销毁。

5、其它规定:

(1)任何部门以公司名义构成的文件讨论稿或正式稿,务必发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员,以便了解公司政策方向,根据公司各方面状况系统地进行修改,确保接口部门的相互配合。

(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都务必在档案室存档备案。

(3)任何文件相关部门负责人接收后务必领学或传达应执行的员工,认为有必要复印下发到相关员工时,须向原发放部门提出申请,由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发,避免文件使用范围失控,造成有效和无效版本的混淆。

(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的,发放人只需盖上作废章即可,不予收回,但档案管理员务必在“作废文件”档案栏目登记注明,妥善保管,以便备查。

(5)发放文件属讨论稿的,讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制构成部门。

(6)文件发放人务必将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册,妥善保管,以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

6、任何人未经总经理批准,不得将公司文件私自带给给公司以外人员。则除承担50元罚款外,对由此造成的一切后果负责。

7、本规定各条款如有违犯,对职责人每次罚款50元,由其直接领导开通用罚款单收缴。

【篇八】

第一条

为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,结合公司的实际状况,特制订本制度。

第二条文件管理资料主要包括:上级函、电、来文,博狗官网_申博代理_申博亚洲:公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。

二、收文的管理

第三条公文的签收:

凡来公司公启文件(除领导订启的外)均由办公室收发员登记签收

第四条公文的编号保管:

1.办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上"外来文件流单",并分类登记编号、保管。

2.公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室收发员进行登记编号保管,不得个人保存。

第五条公文的阅批与分转。

1.凡正式文件均需由办公室主任根据文件资料和性质阅签后,由收发员分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。

2.一般函、电、单据等,分别由办公室收发员直接分转处理。

3.为加速文件运转,办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊状况例外)。

第六条文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露资料。

2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交办公室,切忌横传,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见",办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的职责,承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如确系工作需要备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转,以防丢失。

三、发文的管理

第七条发文的规定:公司上报下发正式文件由办公室负责。

第八条发文的范围:

1.凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

2.下发文件主要用于:(1)公布规章制度;(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;(3)公布体制机构变动或干部任免事项;(4)公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的决定;(5)发布有关奖惩决定和通报;(6)其他有关重大事项;

3.上行文件主要用于:(1)对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定;外发文主要用于:(2)同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。

4.在日常经营管理、技术工作中,有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管公司领导批准后,由相关业务科室书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。

5.各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,能够各业务部门名义发会议纪要。

6.各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各部门的名义对外发函(应各自编号备查)不用公司名义发文。

四、发文程序与要求

第九条发文程序规定:

1.各部门需要发文,应事先向办公室提出申请;拟搞人应填写《发文拟稿单》,并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期;

2.草拟文稿务必从公司角度出发,做到状况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

3.办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、资料不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿;

4.经办公室审查修改后的文稿,送主管领导核稿(对文稿资料、质量负责);

5.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟搞部门重新整理清楚;

6.需经会签的文稿,由办公室在交付打印前送会签部门会签;

7.经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印;

8.文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名;

9.文件打字后,由办公室派专人分发并检查落实状况。

五、文件的借阅和清退

第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。

第十一条

借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十二条各部门应指定一位职责心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

六、文件的立卷与归档

第十三条文件的归档范围:

以公司名义构成的文件统一由办公室负责归档;其它部门日常工作中构成的活动资料,由各业务部门负责立卷归档。

第十四条立卷要求

1.文件立卷应按照资料、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。

2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,持续文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议构成的文件材料,要及时立卷归档。

4.上年度构成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交,清单一式两份。(交接部门各留存一份备查)。

七、文件的销毁

第十五条对于剩余、重复、过时和无保存价值的文件,办公室应定期清理造册,办理销毁手续。

办公室

XXXX年XX月XX日

【篇九】


1.目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。

2.范围

本制度适用于公司所有有效文件。

3.职责

3.1体系管理办公室

3.1.1 负责建立健全公司文件管理制度,负责本制度的制定与修改。

3.1.2 负责公司文件的下发及管理。

3.1.3 负责本制度的实施。

3.2 其它各部门

3.2.1负责拟制与本部门工作职责相关的文件。

3.2.2负责按本制度规定执行

4.程序内容

4.1公司文件的分类

4.1.1 公司文件进行以下分类:

A层文件:手    册

B层文件:程序文件

C层文件:三级文件(包括管理制度、作业指导书、操作规程、相关记录、标准化表格、外来文件等)。

4.1.2外来文件

(1)法律法规及相关政策要求;(2)技术标准。

4.2公司文件的管理

4.2.1公司文件管理归口于体系管理办公室,体系管理办公室负责所有公司文件的下发管理,负责建立健全公司文件管理制度,加强公司文件的统一协调与管理,保证公司文件处理工作高效运转。

4.2.2公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件,是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。对于公司以文本打印的形式下发的文件,只有盖有受控章的文件在受控范围内,签收人不得复印,如因复印导致的执行非受控有效文件,造成的问题由执行人负责。

4.3文件编制与审批

4.3.1文件格式要求

(1)文件要有名称、编号、版本、实施日期、拟制/审核/批准人等。

(2)文件的内容包括:目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。

(3)文件应字迹清楚,标示明确。

4.3.2文件的编制与审批

各部门适用的文件由各部门根据相关程序的要求编制,部门领导或主管领导审核,经管理者代表批准,体系管理办发放,保存相关记录。

4.4文件编号

公司文件按照如下规则编号:

Q/LD-XX-XX-XX

文件顺序号,按01、02等依次编号区分。

部门汉语拼音名称缩写。

代表公司管理文件类型缩写。

代表公司内部文件。

各部门汉语拼音名称缩写为:

体系管理办公室TG,行政综合办公室ZH,财务部CW,安全管理办公室AG,质检部ZJ,人力资源RL,市场部SC,设备部SB,电仪车间DY,甲醚分厂JM,DCB分厂DCB。

公司管理文件类型缩写:

作业指导书ZD, 操作规程GC, 规范GF, 质量计划JH, 标准BZ,管理制度GL。        4.5文件下发与签收

4.5.1公司所有文件的下发,均需填写《文件发放回收记录》。

4.5.2新文件的下发如涉及到原有文件的作废,应在新文件下发后立即废止,且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。

4.5.3公司所有下发的文件,必须办理签收手续。由体系管理办公室提供《文件发放回收记录》,交相关收文人员签收。

4.6文件的保存

4.6.1文件的保存形式:文件可以以书面形式或电子版形式保存,以电子版形式保存时,应有备份。

4.6.2文件的原件由体系管理办公室负责保存,副本由各部门负责保存。

4.6.3文件要分类保存,便于阅览;查阅和借阅文件,需经文件管理部门同意并作好记录,借阅文件的时间一般不得超过10天。

4.6.4当文件被毁坏、污染、脱色时,应重新领取新文件同时交还原文件;文件丢失时,向文件发放部门重新申请领取新文件。

4.6.5所有失效或作废文件由相关部门及时从使用现场撤出,加盖“作废”印章,防止作废文件的非预期使用;对于作废文件因保留信息等需要不能销毁而需保存的,须经管理者代表批准,加盖“作废留存”印章,并在《文件、资料废弃记录表》上加以注明。

4.7文件的修改

文件的修改包括换版、更改、补充,由体系管理办负责。

4.7.1 文件的持有者在使用过程中发现内容不适用时,由持有者提供更改申请,并填写《文件更改申请表》送交体系管理办。

4.7.2 文件更改的审批,应由原审批人进行,当原审批人不在职时,可由接替其岗位的人员审批,但其应获得审批所需要的有关背景资料。

4.7.3 文件经过多次更改或需修改内容超过原文的三分之一时,应由公司组织专业人员修订换版,由体系管理办在原《文件更改申请单》上注明,报管理者代表审批。

4.7.5 有关工艺、技术、程序的重要文件,应经必要的验证后由原批准者审批。

4.8文件的废弃与销毁

4.8.1废弃文件时,记录作废原因,经过有关部门的审核,得到有关文件最终认可者的认可后,通报给体系管理办,原文件发放部门在作废文件上加盖“作废”印章并收回。

4.8.2文件被作废后,文件控制部门在《文件发放回收记录》上作有关文件编号的删除标识,登记在《文件、资料废弃记录表》上,并整理文件目录。

4.8.3文件被作废后,因特殊需要留存的,应在原文件上加盖“作废留存”印章,并与现行文件分开保存。

4.8.4文件的销毁由各部门提出申请,经管理者代表批准,体系管理办实施。

4.9 文件的复制

任何部门未经许可不准私自复印、拷贝文件,需要复制文件时,应向管理部提出申请,经原文件批准人核准后方可复制。

5.相关记录

《文件发放回收记录》

《文件借阅、复制记录》

《文件、资料废弃记录表》

《文件更改申请单》

《文件销毁申请》

《文件有效性检查表》

【篇十】


为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,维护文件档案的完整和安全,特制定本制度。

一、公司设立文件档案管理专员,切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作,保证文件档案资料的齐全完整,提高案卷质量,使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求,并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作,确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷,保证档案的齐全、完整,能反映公司的主要情况,以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架,科学排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生,认真做好文件档案“八防”工作,特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈,要定期检查、经常核对文件档案资料,发现问题及时处理、报告并做好相关记录,确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料,须报请公司分管领导批准,外单位人员要查阅、复印公司档案,必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后,方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案,公司档案管理员都必须如实进行登记,注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

八、对于公司机密文件及档案的管理,要有专柜存放并单独设锁,无关人员不准接触,工作人员要严守机密。